5 نصائح ستساعدك في امتثال الموارد البشرية

ترجع جذور مجال امتثال الموارد البشرية إلى بدايات ظهور وظيفة الموارد البشرية بحدّ ذاتها، والتي كانت تنطوي على مهام إدارية وتنظيمية، ولا يزال الامتثال في عصرنا الحالي أحد المجالات المهمة للغاية التي يديرها قسم الموارد البشرية، وهناك العديد من اللوائح والقوانين التي تحكم علاقات العمل. يجب أن يكون متخصِّصو الموارد البشرية قادرين على فهم هذه القوانين والإلمام بها لكي يتمكَّنوا من مساعدة المؤسسات التي يعملون لصالحها على الالتزام بتلك القوانين وتجنُّب دفع الغرامات أو التعرُّض لعقوبات. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي على متخصِّصي الموارد البشرية الانتباه إلى جميع الثغرات التي قد تمسُّ الامتثال للأنظمة لئلا تتضرَّر سمعة المؤسسة.

كيف تضمن امتثال الموارد البشرية؟

1. تتبع التزامات الامتثال التي تنطبق عليك

تعتمد القواعد واللوائح التي تحتاج إلى الالتزام بها على عوامل مثل موقعك والمكان الذي تعمل فيه ومجال عملك وحجم عملك.

قم بإعداد قائمة يسهل الوصول إليها من التزامات الامتثال والقوانين المعمول بها. ضع في اعتبارك الأنواع المختلفة من مشكلات الامتثال ، مثل قوانين الأجور ولوائح السلامة في مكان العمل.

2. تقسيم مسؤوليات الامتثال داخل قسم الموارد البشرية

يجب أن يفهم أعضاء فريق الموارد البشرية الخاص بك بوضوح دورهم في ضمان الامتثال للموارد البشرية. من أجل تنظيم وقتك ، فكر في الأسئلة التالية: هل هذه مسؤولية مشتركة بين أعضاء الفريق المتعددين ، أم أنك تعين شخصًا واحدًا سيكون مسؤولاً عن الامتثال؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل هذا الشخص لديه المعرفة والمهارات اللازمة؟ إذا لم يكن كذلك ، فكيف يمكنهم تطويرها؟ بناءً على احتياجاتك ، قد تقرر حتى تعيين مسؤول / مدير / فريق امتثال للموارد البشرية مخصص في الشركات الكبيرة أو الحصول على مساعدة من شركة استشارية. من المحتمل أيضًا أنك ستحتاج إلى دعم قانوني. لذلك ، قد تضطر إلى إنشاء فريق متعدد الوظائف لدعم الامتثال في مؤسستك.

3. مراجعة سياسات الموارد البشرية بانتظام

قم بإجراء عمليات تدقيق للموارد البشرية بانتظام لمعرفة ما إذا كانت سياسات الموارد البشرية الخاصة بك مثل سياسة الإجازة وسياسة عدم التمييز وسياسة التعويض متوافقة. خصص وقتًا لتحديث سياساتك.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تثقيف موظفيك من خلال تدريب الامتثال للموارد البشرية. ومن الأمثلة على ذلك التدريب على معايير العمل العادلة ، والتدريب على الامتثال للمقابلات لمديري التوظيف والمحاورين الجدد ، والتدريب على خطط العمل الإيجابي.

4. كن ملتزماً في تطبيق سياساتك

يجب أن تكون ملتزماً في إجراء تحقيقات الموارد البشرية ، وتطبيق سياسة الإجراءات التأديبية الخاصة بك ، والعمليات الأخرى. خلاف ذلك ، قد تفتح الفرص لعدم الامتثال والمسائل القانونية.

يمكنك تحقيق الالتزام من خلال تحديد خطوات العمليات كتابةً ، والاحتفاظ بالوثائق المناسبة ، وتثقيف المديرين حول كيفية عمل هذه العمليات.

5. إنشاء قائمة مراجعة الامتثال للموارد البشرية

تساعد قائمة التحقق من امتثال الموارد البشرية على ضمان عدم نسيان أي شيء. يمكنك إنشاء قائمة مراجعة الامتثال لتعيين موظفين جدد وقائمة مراجعة أكثر عمومية للامتثال التنظيمي. يمكنك العثور أدناه على قائمة تحقق عامة تأكد من تكييف قائمتك مع عملك:

التوظيف والمقابلات

تأكد من أنك ملتزم بالقوانين القانونية المتعلقة بالتوظيف وإجراء المقابلات. وهذا يعني معرفة القوانين المتعلقة بقانون ذوي الإعاقة وقانون التوظيف والإسكان العادل. تذكر أنك تحتاج إلى اتباع قوانين الولاية والقوانين المحلية.

على سبيل المثال ، تطلب مدينة نيويورك منك الآن إضافة الراتب إلى إعلان الوظيفة. لا يُسمح لك أيضًا بطرح أسئلة محددة في مقابلة قد تؤدي إلى التحيز. تأكد من تدريب فريقك على هذا لمنع التمييز والمشكلات القانونية.

عملية التوظيف

عندما يكون لديك موظف جديد ، تأكد من وجود قائمة مرجعية مخصصة لمراجعة خطابات العرض والعقود ووثائق التوظيف الجديدة. تأكد أيضًا من أن الأدوات التي تستخدمها لحفظ ملفات ومعلومات الموظفين تتوافق مع قوانين حماية البيانات ذات الصلة في منطقتك.

سياسات الشركة

تتغير القوانين بسرعة ، ويجب أن يكون فريقك على دراية عند حدوث التغييرات. يجب أن تتضمن قائمة مراجعة سياسة الشركة الخاصة بك سياسات التعويضات ومزايا الموظفين الخاصة بمؤسستك ، والإجازة العائلية والطبية ، ومزايا التأمين الصحي ، والإجازة الوالدية ، ومزايا العجز ، بالإضافة إلى مزايا البطالة.

دليل الموظف

دليل الموظف الخاص بك هو أداة قيمة لكل من صاحب العمل والموظف. في الكتيب ، يمكنك تقديم إرشادات ومعلومات حول سياسات الشركة وإجراءاتها ومزاياها. فيما يتعلق بالامتثال ، تشمل الأقسام التي يجب إضافتها ما يلي:

• سياسات تكافؤ فرص العمل
• الأمان في مكان العمل
• القواعد السلوكية
• وقت العمل
• الإجراءات التأديبية في مكان العمل
• سياسات عدم التمييز ، على سبيل المثال لا الحصر.

يجب عليك مراجعة وتحديث دليل الموظف الخاص بك على أساس منتظم.

التدريب على الإدارة

يُعد مديروك أحد أهم أصولك عندما يتعلق الأمر بالامتثال. تأكد من تقديم تدريب امتثال إدارة الموارد البشرية مع التركيز على المجالات التالية:

• استعراضات الأداء
• إدارة الموظفين الصعبين
• فصل الموظف
• التدريب على التنوع ، قوانين مناهضة التمييز ، ومكافحة التحرش

امتثال الموارد البشرية ليس مجرد مسألة إدارية. بدلاً من ذلك ، يساعدك في الحفاظ على سمعة جيدة للشركة كعمل تجاري قوي وبناء بيئة شفافة و عادلة وآمنة لعمالك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد إنشاء قائمة مراجعة امتثال الموارد البشرية في تبسيط العملية ومنع الشركة من مواجهة الدعاوى القضائية. ابقى على اطلاع على مقالاتنا الأسبوعية لدينا للبقاء على اطلاع بأحدث أخبار الموارد البشرية والاتجاهات والموارد.