4 تقنيات متقدمة لإدارة الوقت
إن اعتماد تقنيات جيدة لإدارة الوقت في حياتك لا يتعلق بالضغط على أكبر عدد ممكن من المهام في يومك.
يتعلق الأمر بتبسيط طريقة عملك ، وإنجاز الأمور بشكل أسرع ، والقيام بالأشياء بشكل أفضل. من خلال القيام بذلك ، سيكون لديك المزيد من الوقت للراحة والقيام بالأشياء التي تحبها.
يتعلق الأمر بالعمل بذكاء وليس بجهد أكبر.
لدينا جميعًا 24 ساعة في اليوم. إنها الطريقة التي نستخدم بها تلك الساعات التي تحدد عملنا.
لا يمكنك تخزين الوقت أو استعارته أو التوفير لاستخدامه لاحقًا. يمكنك فقط تحديد كيفية إنفاقه بشكل أفضل على الأنشطة ذات القيمة الأعلى بدلاً من القيمة المنخفضة.
إدارة الوقت هي لعبة اختيارات: مشاريع يجب متابعتها ، مهام يجب إكمالها ، إجراءات روتينية يجب اتباعها.
إدارة الوقت ليست نشاطًا أو مهارة هامشية. إنها المهارة الأساسية التي يعتمد عليها كل شيء آخر في الحياة.
هناك الأساليب المعروفة لادارة الوقت ، ولكن هنا سوف نشرح الأساليب المتقدمة منها.
هل تريد التركيز على الأشياء المهمة ، وإنجاز المزيد ، وزيادة إنتاجيتك؟
طبق هذه المجموعة من التقنيات المتقدمة لأنها ستغير طريقة تعاملك مع الوقت.
1 - Eat That Frog
لا يمكنك أكل كل ضفدع في البركة. ولكن يمكنك أن تأكل أكبر واحدة ، وهذا سيكون كافيا ، على الأقل في الوقت الحالي.
كل يوم ، حدد أهم مهمة لك. هذا ضفدعك. إنها المهمة التي تحدث أكبر تأثير على عملك.
ابدأ يومك بالتعامل مع هذا الضفدع. نظم نفسك للبدء في أهم مهمة لديك والعمل دون انقطاع.
لماذا تعمل؟
لأن هذا الأسلوب البسيط لإدارة الوقت يجلب الفوز في وقت مبكر من اليوم. وهذا يبني الزخم والشعور بالإنجاز. هذه هي الطريقة التي تحقق بها أهدافًا كبيرة: جهد صغير مستمر ، كل يوم.
تذكر:
قاوم إغراء التعامل مع أسهل المهام أولاً. ابدأ يومك دائمًا مع ضفدعك.
لكن ماذا يحدث عندما يكون لديك الكثير من الضفادع؟
إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعتين ، فمن الأفضل أن تأكل الأكبر أولاً. لذا كل ضفدعك أول شيء في الصباح.
2- The Pomodoro Technique
يمكن للدماغ أن يركز فقط على شيء واحد في كل مرة. التبديل بين المهام له تكاليف ضارة بعملك وإنتاجيتك.
تقنية Pomodoro هي نظام بسيط لإدارة الوقت يفرض عليك القيام بمهمة واحدة.
إنها واحدة من أبسط تقنيات إدارة الوقت وأكثرها فعالية.
أطفئ كل مصادر الإلهاء واضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة. خلال ذلك الوقت ، يمكنك العمل في مهمة واحدة فقط.
25 دقيقة لا تبدو كثيرة. ولكن هذه 25 دقيقة من العمل العميق دون انقطاع تمامًا.
افعل ذلك كل يوم من الآن فصاعدًا حتى تتمكن من تطوير عادة العمل مع إنتاجية Pomodoro .
كيف توفر تقنية Pomodoro الوقت؟
انه سهل. الفكرة من وراء ذلك هي خلق شعور بالإلحاح.
بدلاً من الشعور كما لو كان لديك طوال اليوم لإكمال مهامك ، فأنت تعلم أن لديك 25 دقيقة فقط لإحراز أكبر قدر ممكن من التقدم.
كما أنه يجبرك على أخذ فترات راحة. هذا مهم لإبقائك منتعشًا طوال يوم عملك. من المستحيل قضاء ساعات أمام الكمبيوتر دون الشعور بالتعب.
3- The Eisenhower Matrix
"من يستطيع أن يحدد لنا بدقة الفرق بين المدى الطويل والمدى القصير! خاصةً عندما تبدو شؤوننا في أزمة فنحن مضطرون تقريبًا إلى إيلاء اهتمامنا الأول للحاضر العاجل بدلاً من المستقبل المهم".
كان دوايت دي أيزنهاور الجنرال ذو الخمس نجوم خلال الحرب العالمية الثانية والرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة .
خلال فترة ولايته كرئيس للولايات المتحدة ، قاد بناء نظام الطريق السريع بين الولايات ، وأنشأ وكالة ناسا ووقع على قانون أول تشريع رئيسي للحقوق المدنية منذ نهاية الحرب الأهلية ، أنهى الحرب الكورية ، ورحب بألاسكا وهاواي في الاتحاد ، وتمكن من إبقاء الحرب باردة مع روسيا.
وقد فعل كل ذلك بمهارة وكان أكثر رجل إثارة للإعجاب في العام على الأقل اثني عشر مرة.
كيف استطاع أيزنهاور تحقيق الكثير من الإنجازات التي كان لها مثل هذا التأثير الدائم على بلده والعالم؟ لقد فهم الاختلاف الجوهري بين المستعجل والمهم. في خطاب ألقاه عام 1954 ، اقتبس أيزنهاور رئيس جامعة لم يذكر اسمه قال: "لدي نوعان من المشاكل ، العاجلة والمهمة. ما هو عاجل ليس مهمًا ، والأهم ليس عاجلاً أبدًا ".
بعد أكثر من ثلاثة عقود في كتابه الأكثر مبيعًا "The 7 Habits of Highly Effective People "، أعاد ستيفن كوفي تجميع رؤى أيزنهاور في أداة بسيطة لتحديد أولويات المهام ، المعروفة الآن باسم Eisenhower Matrix (المعروفة أيضًا باسم مصفوفة إدارة الوقت ، صندوق أيزنهاور ، طريقة أيزنهاور ، والمصفوفة المهمة العاجلة). يساعدك إطار عمل تحديد الأولويات هذا على القضاء على ضياع الوقت في حياتك ، وخلق مساحة ذهنية أكبر لإحراز تقدم في أهدافك.
استخدم Eisenhower Matrix كل صباح. إنها أداة فعالة لإدارة الوقت ستساعدك على ترتيب مهامك.
4- اتبع قاعدة 80/20
تنص القاعدة 80/20 على أن "80٪ من المخرجات أو النتائج ستأتي من 20٪ من المدخلات أو الإجراء".
بعبارات أخرى:
إنها الأشياء الصغيرة التي تمثل غالبية النتائج.
لتكون أكثر فاعلية في إدارة وقتك ، ركز على 20٪ من مهامك التي تحقق 80٪ من النتائج. استخدم تقنية إدارة الوقت هذه للعمل على أكثر المهام تأثيرًا.
إليك أسئلة أخرى لتطرحها على نفسك باستخدام قاعدة 80/20:
هل 20٪ من رسائل البريد الإلكتروني هي 80٪ من المحادثات المهمة؟
هل 80٪ من مشتتاتك تأتي من 20٪ من المصادر؟
هل تمنحك 20٪ من مهامك 80٪ من المتعة في عملك؟
هل 80٪ من المشاكل تنشأ من 20٪ من المشاريع؟
هل 80٪ من العملاء يستخدمون 20٪ فقط من ميزات البرنامج؟
هل 20٪ من العملاء يقدمون 80٪ من الشكاوى؟
من السهل جدًا أن ننغمس في انشغالنا لدرجة أننا ننسى الاستمتاع بما نقوم به. الهدف النهائي للعمل هو التمتع. تريد قضاء المزيد من الوقت في فعل الأشياء التي تستمتع بها.
يمكن ويجب أن يكون العمل ممتعًا. إنها المتعة التي تدفع الشغف والإبداع والإنتاجية. ولكن اذا كنت تخاف من وظيفتك لا يمكن أن تساعدك أي تقنية لإدارة الوقت في العالم.
بعض من أفضل تقنيات إدارة الوقت بسيطة جدًا ومباشرة. البعض الآخر أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، ولكن يمكنك بسهولة تطبيقها جميعًا في حياتك اليومية.