"2 من القواعد الذهبية لتفويض ناجح"

التفويض هو مهارة مهمة للغاية يجب أن تتمتع بها وتطورها بصفتك صاحب عمل. إنه يوفر الوقت والمال مع المكافأة الإضافية لبناء فريقك. يعد تعلم فن التفويض أمرًا مهمًا لأن التفويض هو تحديد المهام التي ستسلمها إلى شخص ما في الفريق ، والمهام التي ستتركها لنفسك. على الرغم من أننا نعتقد أن التفويض ينقل المهام ، إلا أنه أكثر من ذلك. يعني التفويض منح أحد أعضاء فريقك السلطة لقيادة المهمة وبالتالي تفويضه للقيام بذلك نيابة عنك. على الرغم من أن المهمة يقودها شخص آخر ، فمن المهم ملاحظة أنك لا تزال مسؤولاً عن نتيجة تلك المهمة.

إذا لم تفعل ذلك بشكل صحيح ، فقد يتسبب ذلك في إحباط فريقك مما قد يؤدي في النهاية إلى الإحباط والاستقالة. أنت بعد ذلك تترك لالتقاط القطع والبدء من جديد.

اليكم اثنتان من القواعد الاساسية التي ستساعدكم على بناء تفوض ناجح:

القاعدة الاولى : قاعدة 70٪

هناك عنصران لتفويض المهام ، وهما:

الاستعداد الفردي: ما هو مستوى مهارة الشخص الذي ستفوض إليه؟ وما مدى استعدادهم للقيام بذلك؟

أهمية المهمة أو إلحاحها: ما مدى أهمية إكمال هذه المهمة عاجلاً وليس آجلاً؟ هل هو شيء يمكن أن ينتظر أم يحتاج إلى إكمال في أسرع وقت ممكن؟

لديك قائمة مهام لإكمالها وتتعثر فيما يجب تفويضه ، يمكنك استخدام معرفتك حول الحالة ، في إطار عمل بسيط ، للمساعدة في تحديد المهام التي يمكن تعيينها لعضو آخر في الفريق وأيها يجب ععليك انت الالتزام بها. هذه الحالات هي :

إلحاح شديد | مهارة منخفضة: عندما تقع مهمة في هذا الربع ، يجب ألا تفوض. ليس من المنطقي إعطاء هذه المهمة لشخص آخر لإكمالها لأن مستوى الإلحاح ومستوى المهارة لا يتطابقان ، ولن ينتهي الأمر إلا بالإحباط لك ولعضو الفريق المعني.

إلحاح منخفض | مهارة عالية: في هذه الحالة ، هناك متسع من الوقت ومستوى مهارة الشخص المعني أكثر من المطابقات المطلوبة لإكمال المهمة. يمكنك التفويض بأمان هنا والثقة في عضو الفريق لإنجاز ذلك بشكل فعال وفي الوقت المحدد.

يحتاج الربعان المتبقيان إلى مزيد من التفكير خلفهما لتحديد ما إذا كان يجب تفويض المهمة أم لا. في معظم الحالات ، يجب أن تفوض المهمة ولكن تراقب عن كثب المهمة وترصد التقدم. إنها ليست حالة إدارة مصغرة ولكن عليك التأكد من وجود منتديات يمكنك من خلالها تتبع التطورات.

يجب أن يكون لديك فهم واضح للغاية لمكان وجودك مع فريقك وأين تكمن غالبية المهام في هذا الإطار. إذا كانت هناك مشكلة في مستوى المهارة ، فربما يكون هناك حاجة لمزيد من التدريب لأعضاء الفريق. بدلاً من ذلك ، إذا وجدت مشكلة تتعلق بالاستعداد ، فقد يكون ذلك شيئًا تقوم به بشكل خاطئ في توصيل المهام بشكل فعال أو أن الفريق ليس متحمسًا بالطريقة الصحيحة.

بشكل أساسي ، المفتاح هنا هو أنه يجب عليك فقط أن تفعل ، ما يمكنك فقط القيام به.

القاعدة بسيطة:

إذا كان بإمكان الشخص الآخر إكمال المهمة بنسبة 70٪ على الأقل قدر المستطاع ، فيجب عليك تفويضها إليه.

يسمح هذا بالتفويض الاستباقي والمهام التي لا تزال تكتمل إلى مستوى مقبول.

يجب أن تفهم أنه قد يكون هناك انخفاض في الأداء ولكن يمكن التضحية بنسبة 30٪ لصالح الأعمال التجارية ، والتي يمكن أن تستمر في الارتفاع عند مستوى مقبول.

من المهم فصل نفسك عن العمل لأن النجاح لن يأتي من إتقان أداء أي فرد ، بل سيأتي من استثمار أفضل وقت ومورد ممكن في العمل ككل.

القاعدة الثانية : قاعدة 80/20

ينص مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20 على أن ما يقارب من 80٪ من نتائجك تأتي من 20٪ من جهودك. حصل باريتو على الفضل في هذا المبدأ بعد أن أظهر أن 80٪ من أراضي إيطاليا مملوكة لـ 20٪ من السكان.

الشيء الأكثر إثارة للاهتمام حول هذا المبدأ المستخدم في كل شيء من الرياضيات إلى التدريب على المبيعات هو أنه صحيح بشكل غريب في معظم مواقف العالم الحقيقي. سواء كانت ظاهرة أو مجرد معادلة مثالية تتناسب مع السيناريوهات العالمية ، فإنها تعمل بطريقة ما.

في إدارة المشروع ، يعد مبدأ 80/20 أداة جيدة لتقسيم المشروع بالطريقة التي تراها مناسبة. لنفترض أن المشروع يقوم بإنشاء برنامج. يشير المبدأ إلى أن فريقك قد يقضي 80٪ من الوقت في العمل على 20٪ فقط من المشروع. قد يكون 20٪ من الفريق مسؤولاً عن 80٪ من العمل المنجز ، و 80٪ من الأشخاص الذين ينتهي بهم الأمر باستخدام برنامجك قد يستخدمون 20٪ فقط من وظائفه.

تكمن مشكلة استخدام مبدأ باريتو بهذه الطريقة في أنه لا يحل أيًا من مشاكلك. نعم ، قد تقضي 80٪ من الوقت في العمل على 20٪ فقط من المشروع. ولكن إذا كان هذا الجزء من المشروع هو الجزء الحاسم ، فليس الأمر كما لو أنه يمكنك قطعه لتوفير بعض الوقت. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التعمق أكثر ، فستجد أن مبدأ 80/20 هو أداة قيّمة للغاية لجعل مشروعك يعمل بكفاءة أكبر.

هذه طريقتان يمكنك استخدامها في اكتشاف كيفية تفويض المهام:

تحسين المهمة

لنفترض أن مشروعك يتبع المبدأ عندما يتعلق الأمر بعلاقة الوقت المستغرق ومعدل الإكمال يستغرق 80٪ من الوقت لإكمال 20٪ من العمل في المشروع. إذا كان بإمكانك تحديد أي جزء من المشروع يمثل 20٪ ، يمكنك أيضًا إيجاد طريقة لتفويض المهام بشكل أفضل. إذا كان السبب وراء استغراق الكثير من الوقت لإنجاز القليل من العمل هو أنك أعطيت عملاً لا يتناسب مع كفاءات أعضاء الفريق ، فيمكنك إصلاحه بسهولة.

ايجاد قيمة في فريقك ومشروعك

يشير مبدأ باريتو إلى أن 20٪ من فريقك سينهي 80٪ من المشروع. هذا وحده يجب أن يوجهك نحو أفضل لاعب في فريقك ويخبرك بمن يمكنك الاعتماد عليه. ولكن يمكنك القيام بأكثر من مجرد استخدام القاعدة للعثور على الأشخاص الأفضل في السرعة من خلال كميات هائلة من العمل.

من المحتمل أن يخبرك مبدأ 80/20 عن أي جزء من عملك هو الأكثر قيمة. ربما يمكنك معرفة ذلك جيدًا قبل البدء في العمل في المشروع من خلال أبحاث السوق. ستكون بعض الميزات مرغوبة وجذابة أكثر من غيرها ، على سبيل المثال ، وبالتالي ستكون أكثر مسؤولية عن نجاح المشروع. بعد ذلك ، يمكنك استخدام الأعضاء الأكثر قيمة في فريقك وتفويضهم للعمل على تلك الميزات الحاسمة.

في الختام ، وجدت هذه المبادئ لتذكيرك بأنه لا يجب أن تكون هناك نسبة خطية بين الوقت والعمل المنجز أو الوقت والجودة ، أو أي قياسين آخرين للموارد أو نجاح المشروع. انها توضح لك أن الأشياء الصغيرة يمكن أن يكون لها تأثير كبير ، وأن الأشياء الضخمة يمكن أن يكون لها تأثير ضئيل. وإذا استخدمت هذه المبادئ للنظر في المشروع الذي تديره ، فقد تجد بسهولة طرقًا مختلفة لتفويض ممتاز.

إذا وجدت صعوبة في التفويض ، فلا عيب في ذلك. إنها مهارة حقيقية يحتاج الناس إلى العمل عليها. إذا كنت ترغب في مناقشة هذا أو أي مجال آخر فإن KAI-PILLARS دائماً موجودة لمساعدتك في عملك أو إدارتك أو قيادتك.