10 خطوات لرفع الإنتاجية وتقصير وقت العمل
إن إنشاء استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت يتعلق بتحديد أولويات المهام الأكثر أهمية وإنجازها في وقت أقل ، مع الحفاظ على جودة عالية. لذا عليك ان تتعلم بعض الاستراتيجيات التي ستساعدك على التقدم في حياتك المهنية ، وتسليم مشاريعك بنجاح ، وخلق المزيد من الوقت الشخصي.
قد يكون الأمر صعبًا عندما تبدأ في الحفاظ على دوافعك ، وإنشاء عادات جديدة. ولكن ، تمامًا كما هو الحال مع التمرين ، ستنظر إلى التقدم الذي أحرزته بعد شهور.
كلما تمكنت من الحفاظ على التركيز وإدارة أولوياتك بشكل أفضل ، كلما حققت المزيد. نريد جميعًا مغادرة المكتب في الوقت المحدد والحصول على طاقة لحياتنا الشخصية. قد يربط العديد من الأشخاص بين مهارات إدارة الوقت وحياتك العملية ، ولكن الفوائد تكون أكبر على حياتك الشخصية. عندما يكون هناك المزيد من الوقت لعائلتك وأصدقائك وهواياتك تلقائياً سيتحسن عملك.
1- خطط ليومك
التخطيط هو أول وأفضل تقنيات إدارة الوقت وأكثرها ثباتًا. أولاً ، لأنه يساعد على تنظيم عملك بشكل صحيح. ثانيًا ، لأنه يمنحك رؤية مفصلة لجميع الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها. إذا كان بإمكانك التخطيط لمهامك اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية ، فإن الباقي يأتي بسهولة.
هناك طرق عديدة لتخطيط وتنظيم عملك:
تقويمات فاخرة ومنظمات شخصية ، سواء في شكل رقمي أو ورقي.
تطبيقات وأدوات إدارة الوقت.
قوائم مهام مخصصة.
2- حدد الأهداف
حدد الأهداف وستعرف بالضبط الاتجاه الذي تتجه إليه. الأهداف جزء من العمليات التنظيمية وهي مهمة للغاية في إدارة الوقت.
للاستفادة من أي تقنية لإدارة الوقت ، فإن المفتاح تحديد الأهداف. قسّم الرؤية الأكبر إلى أهداف شهرية لتحقيقها.
على سبيل المثال ، إذا قررت بدء متجرك عبر الإنترنت هذا العام وكان هدفك في الفصل الدراسي هو تحقيق إيرادات تبلغ 80 ألف دولار ، فقد تكون أهداف هذا الشهر هي إبرام عقد مع بائعي جملة وتوظيف متدرب للمساعدة في الشحن ، والعثور على قناة تسويق بتكلفة اكتساب أقل من التكلفة الحالية.
3- خصص وقتك
هل تعرف كم من الوقت تقضيه في مهام معينة؟
ربما تكون من بين غالبية الأشخاص الذين ليس لديهم فكرة عن مقدار الوقت الذي يخصصونه للأنشطة كل يوم.
إذا كنت تعرف مقدار الوقت الذي تخصصه للمهام والمشاريع والأنشطة المختلفة ، فستتمكن من تنظيم يوم العمل وسير العمل بشكل أفضل. إن أبسط طريقة للقيام بذلك هي استخدام برنامج تتبع الوقت. سيساعدك على التنبؤ بدقة بالتقديرات المستقبلية وتخصيص الوقت بشكل أفضل للمهام الجديدة.
4- ابدأ بالمهمة الأعلى قيمة
قبل أن تبدأ في العمل على مهامك ، حدد المهمة أو المشروع الذي له أكبر تأثير وقم بإنجازه أولاً. في بعض الأحيان قد يبدو من الأسهل أن تبدأ اليوم بمهام ذات قيمة أقل مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو تحليل التقارير. هذان جزءان مهمان جدًا من وظيفتك ، ولكن ما مقدار القيمة التي تخلقانها بالفعل؟ بدلاً من ذلك ، ابدأ بالعمل الذي يحقق أكبر قيمة لفريقك أو مشروعك.
في حين أنه من المحتمل أن يكون أكثر صعوبة ، فإن اغلبنا أكثر إنتاجية في وقت مبكر من اليوم.
ألست متأكدًا مما يجب التركيز عليه أولاً؟ اسأل نفسك الأسئلة التالية:
ما هو المشروع الأكثر حساسية من حيث الوقت الذي تعمل عليه؟
ما هي أكبر مساهمة يمكنني تقديمها لفريقي وشركتي الآن؟
ما المهمة التي ستسبب فوضى للآخرين إذا لم يتم إنجازها اليوم؟
ما المهام الإستراتيجية التي ستساعدني في العمل بشكل أكثر ذكاءً غدًا؟
5- افهم سبب المماطلة
إذا كنت تواجه صعوبات في التركيز أو تميل إلى المماطلة ، فحاول أن تفهم سبب حدوث ذلك. اسأل نفسك الأسئلة التالية:
هل أنواع معينة من المهام أكثر عرضة للمماطلة؟
هل تتجنب العمل الذي لا تحب القيام به؟
هل تتجنب المهام الأكثر صعوبة؟
هل لديك عمل خارج مجموعة مهاراتك؟
هل تميل إلى أن تكون أقل إنتاجية خلال وقت معين من اليوم؟
هل العوامل الخارجية تؤثر على تركيزك؟
بمجرد تحديد المشكلة ، يمكنك وضع خطة لوقف التأجيل. على سبيل المثال ، خصص وقتًا وجدول مهام أصعب خلال الجزء الذي تكون فيه أكثر تركيزًا وإنتاجية من اليوم. أو إذا كنت تتجنب المهام التي لا تحبها ، فامنح نفسك مكافآت صغيرة بمجرد إتمامها. إذا كان لديك عمل يناسب شخصًا آخر بشكل أفضل ، فاعمل على جعله في يد المالك المناسب.
6- إعداد المواعيد النهائية
عندما يكون لديك مهمة في متناول يدك ، حدد موعدًا نهائيًا واقعيًا والتزم بها. بمجرد تحديد موعد نهائي ، قد يكون من المفيد كتابته على ورقة لاصقة ووضعها بالقرب من مكان عملك. سيعطيك هذا تلميحًا بصريًا لإبقائك في المهمة.
حاول تعيين الموعد النهائي ليكون قبل أيام قليلة من موعد المهمة ، حتى تتمكن من إكمال كل تلك المهام التي قد تعترض طريقك.
7- تعامل مع التوتر بحكمة
غالبًا ما يحدث الإجهاد عندما نقبل عملًا أكثر مما نستطيع إنجازه. والنتيجة هي أن أجسامنا تبدأ في الشعور بالتعب ، مما قد يؤثر على إنتاجيتنا.
يأتي التوتر بأشكال مختلفة لأشخاص مختلفين ، ولكن بعض الطرق المثمرة للتعامل مع التوتر يمكن أن تشمل:
ممارسة التأمل
استدعاء صديق
ممارسة هوايتك المفضلة
الاستماع إلى الموسيقى
وفقًا لبعض الدراسات ، فإن الإجهاد له مجموعة واسعة من التأثيرات على الجهاز العصبي للإنسان ويمكن أن يسبب تغيرات هيكلية في أجزاء مختلفة من الدماغ. يمكن أن يسبب الإجهاد المزمن ضمورًا في الدماغ ونقصًا في وزنه.
المفتاح هو العثور على ما يناسبك عندما يتعلق الأمر بخفض استجابتك للضغط. إذا لم يكن لديك وقت لأي شيء آخر ، فجرب بعض تقنيات التنفس. يمكن القيام بذلك في دقائق وقد ثبت أنها تقلل الهرمونات المسببة للتوتر.
8- طريقة التخطيط السريع
تتيح لك تقنية إدارة الوقت هذه التركيز على الأشياء التي تحدث فرقًا في حياتك. لاستخدام هذه الطريقة ، عليك أن تسأل نفسك ثلاثة أسئلة:
ماذا اريد حقا؟
ما هو هدفي؟
ما الذي أنا بحاجة لفعله؟
من خلال طرح هذه الأسئلة الثلاثة ، ستنشئ خطة عمل واضحة للمهام التي تحتاج إلى القيام بها لاستخدام وقتك بشكل فعال ومساعدتك على تحقيق أهدافك.
9- تجنب تعدد المهام
أظهرت الدراسات النفسية أن تعدد المهام لا يوفر الوقت. في الواقع ، غالبًا ما يكون العكس هو الصحيح. تفقد الوقت عند التبديل من مهمة إلى أخرى ، مما يؤدي إلى فقدان الإنتاجية. قد يؤدي تعدد المهام الروتيني إلى صعوبة الحفاظ على التركيز. ابذل قصارى جهدك للتركيز على مهمة واحدة فقط في كل مرة عن طريق إبقاء منطقتك خالية من المشتتات ، بما في ذلك إيقاف تشغيل الإشعارات على أجهزتك ، وتخصيص وقت مخصص لمهام محددة.
10- ابقى بصحة جيدة
يساعدك تحديد وقت للاسترخاء أو عدم القيام بأي شيء على تجديد شبابك جسديًا وعقليًا ، مما يتيح لك إنجاز المهام بسرعة وسهولة أكبر. تأكد من وضع حدود للبقاء في صحة جيدة. ضع حدودًا زمنية أو استخدم البرامج المدمجة على الأجهزة الإلكترونية مثل الهواتف والأجهزة اللوحية للمساعدة في الحفاظ على صحتك الرقمية. حدد وقتًا كل ليلة لإغلاق جميع الأجهزة الرقمية لمنح عقلك وقتًا للاسترخاء يمكن أن يساعد هذا أيضًا في تحسين جدول نومك.